Efektywne zarządzanie czasem w pracy

Zarządzanie czasem jest bardzo ważnym czynnikiem wpływającym m.in. na wykonywanie przez nas zadań. Z tego względu jest to często poruszany temat, ponieważ jest to ważne nie tylko w życiu osobistym, ale także zawodowym. Dzięki efektywnemu zarządzaniu czasem, jesteśmy w stanie m.in. zmaksymalizować naszą produktywność, a także znaleźć równowagę pomiędzy wykonywaniem obowiązków służbowych, prywatnych, a bardzo ważnym odpoczynkiem.

Czym jest zarządzanie czasem?

Zacznijmy od początku, a zatem czym tak naprawdę jest zarządzanie czasem? Mówiąc najprościej, można uznać, że jest to odpowiednie planowanie, a następnie konsekwentne realizowanie zaplanowanych zadań. Wszystko po to, aby osiągnąć wcześniej postawiony przed sobą cel. Będzie to zatem umiejętne rozporządzanie posiadanym czasem, co często będzie się wiązało np. z rozpisaniem czynności w danym dniu na określone godziny itp.

Jak efektywnie zarządzać czasem?

Przede wszystkim powinniśmy rozpocząć od analizy naszej sytuacji. To pozwoli nam zbadać źródło problemu, który zapewne pojawił się, jeśli interesujemy się odpowiednim zarządzaniem czasem w pracy. Pomocna w tym celu może być analiza SWOT, która pozwoli określić np. silne i słabe cechy naszego charakteru, które będą wpływały na wykonywane przez nas obowiązki, a także szanse i zagrożenia względem naszego rozwoju lub realizacji celów długoterminowych.

Jeśli to zrobimy otrzymamy wyraźny obraz naszej sytuacji i pełną listę czynników, które mają wpływ na naszą sytuację czasową w pracy. Teraz musimy skupić się eliminacji tych rzeczy. Jednym z najlepszych na to sposobów jest dokonanie tzw. analizy złodziei czasu. Chodzi w niej o to, że tworzymy listę czynników obniżających naszą efektywność w pracy, pod kątem zewnętrznym oraz wewnętrznym.

Co wpływa na zarządzanie czasem?

W tym miejscu warto zwrócić uwagę na czynniki, które wpływają na sam fakt potrzeby odpowiedniego zarządzania czasem. Będziemy mogli zatem mówić o swego rodzaju liście rozpraszaczy, które wpływają na to, że brakuje nam czasu na wykonywanie określonych czynności. Jakie to będą czynniki? Do przykładowych można zaliczyć:

• Odwracanie uwagi – chodzi tutaj przede wszystkim o szeroko rozumianą elektronikę i nie chodzi tu o pracę przy komputerze. Ciągłe spoglądanie na telefon, słuchanie muzyki lub audycji radiowej, oglądanie telewizji, to wszystko może realnie wpłynąć na nasze skupienie. Ponadto zalicza się tutaj także zwykły hałas lub niezapowiedzianych gości. Wszystko zależy od naszej sytuacji i miejsca, w którym pracujemy.

• Brak priorytetyzacji zadań – odpowiednia priorytetyzacja zadań jest kluczem do uzyskania odpowiedniej ilości czasu. Bez niej może się okazać, że zamiast skupić się na najistotniejszych rzeczach, wykonujemy te, które nie są w danym momencie najważniejsze. Aby odpowiednio priorytetyzować zadania, mamy dostępnych sporo narzędzi m.in. takich jak macierz Eisenhowera.

• Niewłaściwe delegowanie obowiązków – jeśli posiadamy zespół i nie umiemy odpowiednio rozdzielać pomiędzy jego członków obowiązków, to nie tylko marnujemy jego potencjał, ale także niwelujemy swoje szanse, na uzyskanie większej ilości czasu. Odpowiednia delegacja zadań może okazać się naprawdę zbawienna.

• Niewłaściwe podejście – może wydawać się to dość dziwne, ale bardzo ważnym aspektem, który uniemożliwia nam efektywnie zarządzać czasem w pracy, możemy być my sami. Brak samodyscypliny, prywatne pogawędki, niewłaściwa organizacja miejsca pracy, to wszystko może wynikać z naszych złych nawyków i negatywnie wpływać na zarządzanie czasem. Warto spojrzeć prawdzie w oczy i szczerze wyznaczyć wszelkie możliwe niedociągnięcia w naszym podejściu.

Rzeczy, które negatywnie odbijają się na zarządzaniu naszym czasem w pracy jest oczywiście znacznie więcej. Jednak w zdecydowanej większości, odpowiednie podejście do tych wymienionych powyżej, pozwoli nam w bardzo widoczny sposób, zwiększyć efektywność zarządzania czasem w pracy. Ponadto staniemy się bardziej “wyczuleni” i kolejne rzeczy negatywnie wpływające na nasz czas, zaczniemy sami wyłapywać i niwelować.

Podsumowanie

Efektywne zarządzanie czasem w pracy sprowadza się generalnie do tego, żeby odpowiednio planować, a następnie konsekwentnie wykonywać określone czynności. W dużej mierze, jak to wszystko będzie funkcjonowało zależy tylko od nas i naszego podejścia. Jeśli mamy odpowiednią ilość samozaparcia w sobie, bez problemu uda nam się znaleźć sposób na efektywne zarządzanie czasem nie tylko w pracy, ale także w życiu prywatnym.