Praca zdalna – narzędzia wspierające organizację pracy zdalnej

Bez wątpienia forma pracy stacjonarnej jest dużo częściej spotykana na rynku. Części zawodów po prostu nie da się wykonywać inaczej. Jednak w ostatnim czasie, głównie przez pandemię koronawirusa, znaczna część przedsiębiorstw musiała przejść na tryb pracy zdalnej. Wymagało to przede wszystkim wiele wysiłku, a jeśli wcześniej w danej firmie nie wykorzystywano takich praktyk, dużym problemem mógł być także wybór odpowiednich narzędzi. Warto zatem zastanowić się, jakiego typu narzędzia możemy wykorzystywać, a także które z nich będą w naszym wypadku najbardziej skuteczne.

Rodzaje narzędzi do pracy zdalnej

Aby nasza praca była efektywna, musimy najpierw zastanowić się, jakiego rodzaju narzędzia będą nam potrzebne. Obecnie dostępnych jest bardzo wiele programów, które po prostu umożliwiają dzielenie się plikami z innymi użytkownikami. Jednak nie zawsze to wystarcza. Trzeba wtedy się wspomóc innymi narzędziami. Z punktu widzenia obowiązków służbowych, wyróżnia się przede wszystkim:

• Komunikatory

• Narzędzia do pracy nad projektami

• Chmury i współdzielenie pamięci

Są to przykładowe kategorie narzędzi, które warto rozważyć w przypadku pracy zdalnej. Każda z tych grup, posiada ogromną ilość przedstawicieli, którzy będą różnili się między sobą konkretnymi funkcjonalnościami.

Lista narzędzi wspomagających organizację pracy zdalnej

W kontekście organizacji pracy zdalnej, warto jest przybliżyć kilka najbardziej popularnych narzędzi, aby wiedzieć, na które warto się zdecydować. Zaczynajmy:

Komunikatory

Komunikacja jest bardzo ważną częścią w każdej pracy. Obojętnie czy pracujemy sami, czy w zespole, musimy się komunikować chociażby z klientami. Dlatego ten typ narzędzi, powinien znaleźć się w każdej firmie, nie tylko w przypadku pracy zdalnej, ale i w ogóle. Najbardziej popularnymi wyborami są:

• Google Hangout

Narzędzia od Google cieszą się dużą popularnością przede wszystkim ze względu na uniwersalność konta Google. Dzięki jednej rejestracji, mamy dostęp do szerokiego wachlarzu narzędzi, w tym także do Google Hangout. Komunikator poza zwykłymi czatami, umożliwia połączenia głosowe, a także video rozmowy, które również możemy nagrywać.

• Skype

Skype podobnie jak Teams, jest narzędziem od Microsoftu. To również wpływa na ich popularność. Możliwe jest korzystanie z tego komunikatora z poziomu aplikacji na komputery i urządzenia mobilne, a także przez przeglądarkę. Możemy wykonywać rozmowy na numery telefonów, udostępniać ekran, a także nagrywać konwersacje. 

• Discord

Chociaż największą popularnością cieszy się wśród graczy, to jego funkcjonalności świetnie przydadzą się także w pracy zdalnej. Oczywiście otrzymujemy pakiet konwersacyjny, czyli chat, połączenia głosowe oraz video. Jednak siłą discorda jest tworzenie i konfiguracja serwerów. 

Możemy np. stworzyć firmowy serwer na 60 osób i podzielić użytkowników na konkretne działy np. marketingu, sprzedaży itp. Każda z osób posiada dostęp do ogólnego chatu serwera oraz do wewnętrznych funkcjonalności swojej grupy. Tutaj również możemy cieszyć się narzędziem z poziomu aplikacji oraz przeglądarki.

Narzędzia do pracy nad projektami

Narzędzia tego typu mogą być również bardzo popularne z uwagi na wspólną ingerencje w treści brane przez nasz zespół na warsztat. Najlepiej będzie to pokazać na przykładach poszczególnych narzędzi:

• Google Drive 

Generalnie narzędzia od Google, można przyporządkować do wszystkich kategorii narzędzi do pracy zdalnej. Dysk Google, pomimo tego, że jest chmurą, to umożliwia za pomocą dokumentów Google pracę nad jednym plikiem wielu osobom. Możemy dorzucić również kalendarz, w którym każda osoba, będzie miała wyznaczony termin prac itp. Możliwości jest wiele, w przypadku pracy zdalnej, na pewno warto zwrócić uwagę na swoje konto Google.

• Asana

Asana to narzędzie do pracy nad projektami, które posiada dużo funkcjonalności. Możemy tworzyć zespoły, które będą posiadały wspólne zadania, swoich opiekunów itp. W jaki sposób? Tworzymy projekt i delegujemy poszczególnym osobom zadania. Mamy dostęp do widoku listy lub kalendarza. Warto zauważyć, że jeśli nasz zespół liczy mniej niż 15 osób, skorzysta z Asany za darmo. W innym wypadku, musimy opłacić pakiet, gdzie również będzie dostępnych więcej funkcjonalności.

• Trello

Trello możemy wykorzystywać jako rozbudowany notatnik, gdzie będziemy posiadać prywatne notatki i te udostępnione dla zespołu. Możemy wykorzystać szablony do treści zadań, checklist, notować daty, dodawać linki itp. Trello można porównać do tego “jednego zeszytu od wszystkich przedmiotów”. To jak go wykorzystamy, zależy tylko od nas.

Chmury i współdzielenie pamięci

Oprócz wspomnianych już narzędzi, które umożliwiają współdzielenie pamięci, tak jak Google Drive lub Microsoft Teams, możemy wykorzystać również inne, ciekawe pozycję. Będą to:

• Dropbox

Dropbox jest już pewnym klasykiem na tym rynku. Jest to wygodne narzędzie, które można wykorzystywać np. z poziomu naszego komputera. Wystarczy go zainstalować i wybrać lub utworzyć nowy folder, który chcemy udostępnić naszemu zespołowi. Wtedy cała jego zawartość będzie dostępna dla wszystkich i będziemy mogli na bieżąco opracowywać poprawki. To oczywiście przykładowe zastosowanie dropboxa, który funkcjonalności ma jeszcze kilka w zanadrzu.

• Canva

Canvy nie trzeba nikomu przedstawiać. Swoją prostotą i intuicyjnością jest tak charakterystyczna, że powinna znajdować się we wszystkich zestawieniach. Jako program graficzny, świetnie nadaje się do pracy w zespole, a więc i do pracy zdalnej. Nie można jej lekceważyć, ponieważ może nam zaoszczędzić wiele czasu w kontekście prac nad grafikami naszej firmy, a w tym także do kart z ofertą, wizytówek itp.

Podsumowanie

Wymienione powyżej narzędzia są oczywiście podstawowymi i najbardziej popularnymi pozycjami, które warto rozważyć w kontekście pracy zdalnej. Istnieje bardzo wiele różnych pozycji, które warto poznać, ponieważ mogą usprawnić naszą codzienną pracę. To jak je wykorzystamy i na które z nich się zdecydujemy – zależy tylko od nas.