Outsourcing – co to jest?

Rozwój firmy w każdej branży naturalnie wiąże się z wieloma decyzjami, takimi jak zatrudnienie większej liczby pracowników, zwiększenie powierzchni biurowej, otworzenie kolejnego lokalu itp. To także pojawienie się wielu dodatkowych procesów, czynności, działań do wykonania, które wcześniej mogły być łatwe do realizacji, a wraz z rozwojem firmy mogły stać się zbyt czasochłonne. To tylko jeden przykład sytuacji, w której firmy często decydują się na tzw. outsourcing. Warto przyjrzeć się mu dokładniej, ponieważ w wielu przypadkach może on się okazać niezwykle pomocny.

Czym jest outsourcing?

Outsourcing to pojęcie z języka angielskiego, które jest zlepkiem 3 innych pojęć: outside (na zewnątrz), resource (surowce, zasoby), using (używanie, wykorzystywanie). Już samo tłumaczenie poszczególnych części składowych outsourcing w gruncie rzeczy oddaje jego sens. 

Polega on na tym, że określoną czynność, obowiązki z określonej dziedziny, które należy wykonywać w danej firmie, są zlecane do wykonywania firmie zewnętrznej, która specjalizuje się w danej dziedzinie i zawierana jest umowa na wykonywanie określonej czynności pomiędzy przedsiębiorstwami. Jednym z najczęściej spotykanych przykładów outsourcingu może być księgowość. Znaczna część firm decyduje się zlecać obowiązki tego typu osobie, która nie jest zatrudniona w firmie, a zatem wpisuje się to w definicję outsourcingu.

Czy są różne rodzaje outsourcingu?

Outsourcing można podzielić w najbardziej podstawowy sposób za pomocą obszarów jego zastosowania. W ten sposób będzie można mówić o outsourcingu administracyjnym, rachunkowym (księgowym), szkoleniowym, informatycznym itp. Jednak bardziej oficjalnym podziałem outsourcingu jest rozróżnianie go na outsourcing wewnętrzny oraz zewnętrzny. Czym się różnią te dwa podejścia?

• Outsourcing wewnętrzny – często nazywany także kapitałowym, polega na założeniu spółki-córki, która będzie odpowiedzialna za określone czynności i będzie posiadała określone obowiązki w ramach danej firmy. W ten sposób np. firma x decyduje się na outsourcowanie czynności księgowych i utworzenie firmy y. Będzie ona świadczyła usługi tylko firmie x, chociaż w zależności od rodzaju powiązania spółek, może także decydować się na inne zlecenia.

• Outsourcing zewnętrzny – tzw. kontraktowy, jest spotykany dużo częściej i jego znaczenie w dużej mierze odnosi się do istoty samego outsourcingu. To tutaj outsourcuje się określone czynności niepowiązanemu podmiotowi zewnętrznemu, co potwierdza się zawarciem określonej umowy (kontraktu).

Jakie są wady i zalety stosowania outsourcingu?

W określonych przypadkach outsourcing może okazać się niezwykle korzystny, jednak nie oznacza to, że jest to najlepsze możliwe wyjście w przypadku każdej firmy. Wiele zależy od specyfiki danej działalności, branży, zasobów przedsiębiorstwa, dalszych kierunków rozwoju oraz tego co ma zostać outsourcowane. Warto zatem przyjrzeć się kilku podstawowym wadom i zaletom takiego rozwiązania.

Jakie korzyści wynikają z outsourcingu?

Warto przyjrzeć się kilku korzyściom, jakie przypisuje się outsourcingowi, a które powodują także to, że jest to popularne rozwiązanie w wielu branżach pod różnymi względami. Wśród najczęstszych korzyści outsourcingu wymienia się m.in.:

• Korzystanie z usług specjalistów – firmy świadczące usługi na zasadach outsourcingu są zazwyczaj wysoko wykwalifikowane w określonej dziedzinie działań. Powoduje to, że określony proces będzie najwyższej jakości we własnej firmie, a ponadto rozszerzana jest m.in. wiedza przedsiębiorstwa o fachowe informacje, które wcześniej mogły nie być dostępne wewnątrz danej firmy.

• Oszczędność – ogólna pod kątem zarówno pieniędzy, jak i czasu, czy też innych zasobów. Wiele firm decyduje się właśnie z tego względu na outsourcing.

• Koncentracja na najważniejszych czynnościach – outsourcowanie różnego rodzaju procesów i działań, pozwala skupić się na tym co jest najbardziej istotne dla danej firmy i w czym pracownicy i kierownictwo jest najlepsze. Stąd wynika m.in. oszczędność czasu – poświęcenie się najważniejszym celom firmy i porzucenie np. spraw związanych z księgowością.

Jakie są wady outsourcingu?

Outsourcing nie jest wolny od wad, o których warto także wspomnieć. Przeanalizowanie wszystkich za i przeciw, może okazać się kluczowe do podjęcia właściwej decyzji o outsourcowaniu lub nie konkretnych obowiązków. O czym warto wiedzieć?

• Nie powiększanie firmowego know-how – o ile outsourcing obowiązków księgowych np. w firmie informatycznej jest całkowicie normalnym zjawiskiem i nie powinno to nikogo dziwić, o tyle warto się zastanowić, czy outsourcowanie innych czynności, np. pośrednio związanych z informatyką ma w ogóle sens. Firma w takim wypadku traci możliwość wytworzenia własnego know-how, które może być bardzo przydatne w przyszłości.

• Uzależnienie się od firmy zewnętrznej – w zależności od outsourcowanej działalności może mieć ona mniejszy lub większy wpływ na ogólne funkcjonowanie firmy. Im większy wpływ, tym większy stopień uzależnienia się od podmiotu zewnętrznego, co z kolei wpływa na brak kontroli nad wieloma istotnymi procesami wewnątrz firmy.

• Zbyt mocne skupienie się na oszczędności – w wielu przypadkach outsourcing ma być sposobem na zaoszczędzenie czasu, pieniędzy oraz innych zasobów przedsiębiorstwa. Przesadne skupienie się na tym aspekcie może odbić się negatywnie na innych elementach działalności, jak np. jakość obsługi klienta itp.

Podsumowanie

Outsourcing to najprościej mówiąc wydzielenie jakiejś części działalności firmy na zewnątrz i zlecenie jej wykonywania podmiotowi zewnętrznemu. Jest to dość popularny proces, który posiada wiele korzyści, jednak nie jest wolny od wad. 

To powoduje, że przed podjęciem decyzji o outsourcowaniu określonych obowiązków, warto dokładnie przeanalizować wszystkie za i przeciw, aby outsourcing nie okazał się mieć negatywnego wpływu na całe przedsiębiorstwo.