Backlog – co to takiego?

Na przestrzeni lat powstało wiele interesujących narzędzi oraz rozwiązań, które mają pomóc w zarządzaniu czasem, prawidłowym delegowaniu zadań, monitorowaniu postępów ich realizacji itp. Istnieją mniej lub bardziej popularne tego typu sposoby, które mają jeden wspólny cel – podniesienie wydajności zespołu oraz efektywniejsza i przyjemniejsza praca zespołowa. Jednym z rozwiązań, które można przyporządkować do takiego opisu, jest właśnie backlog, którego dosłowne tłumaczenie z j. angielskiego, może zbić nieco z tropu.

Czym jest backlog?

Backlog z j. angielskiego oznacza dosłownie “zaległości”. Chociaż wskazywałoby to na coś w rodzaju listy zaległości, czy też czynności do wykonania, to rzeczywistość jest nieco inna. Backlog to tak naprawdę system, który wdrożony i stosowany prawidłowo, ma w założeniu wyeliminować zaległości z zespołu czy też firmy. Co więcej, backlog znacząco wpływa na ogólną pracę np. nad procesem lub produktem. W jaki sposób?

Backlog nie składa się jedynie z zadań do wykonania, a zawiera się w nim także dużo bardziej szczegółowe dane, dotyczące konkretnego zagadnienia. Można tam znaleźć np. wymagania, wyzwania, zadania techniczne do realizacji, wymagane lub/i możliwe usprawnienia, a także błędy itp.

Jak wygląda w praktyce system backlog?

Tak przedstawiony backlog można rozumieć jako szczegółowo rozpisane działania wobec konkretnego produktu lub procesu zachodzącego w firmie itp. Wyszczególnienie i uwzględnienie wszystkich istotnych aspektów danego problemu, ma za zadanie pomóc w osiągnięciu celu, czyli np. usprawnieniu procesu, wdrożenia nowego lub stworzenia nowego produktu.

W tym wszystkim pomocna jest podstawowa metoda backloga, jaką jest tzw. 2R (roadmap, requirements). Roadmap (mapa drogowa) oraz requirements (wymagania) to swego rodzaju oś czasu, która ma za zadanie uporządkować chronologicznie poszczególne cele, osiągnięcia, zadania, a także elementy danego procesu lub produktu, które muszą się w nim znaleźć. Można to tłumaczyć także w przenośni, a jednocześnie bardziej dosłownie, jako rozkład jazdy określonego, wrzucanego na warsztat procesu czy też produktu.

Jakie rozróżnia się rodzaje backlogu?

Warto przyjrzeć się także temu, że backlog posiada swego rodzaju różne typy. W ten sposób rozróżnia się backlog produktu oraz backlog sprintu. Czym różnią się te dwa systemy zadań?

Backlogu produktu

Backlog produktu odnosi się bezpośrednio i całościowo do danego produktu i można go uznać za swego rodzaju szczegółowy opis. Będzie zawierał on jego wszystkie cechy, funkcje, a także wymagania jakie są związane z danym produktem. 

Co ciekawe, jest on obecny przez cały cykl życia produktu, a to oznacza, że product backlog jest także udoskonalany już podczas jego obecności na rynku i jest obecny przy rozwijaniu danego produktu. 

Backlog sprintu

Ta nazwa jest bardziej tajemnicza, jednak nie jest bezpodstawna. “Sprint” dobrze definiuje to, czego dotyczy, ponieważ backlog sprintu dotyczy prac nad produktem/procesem, ale jedynie w określonym etapie pracy nad nim. Oznacza to, że backlog produktu składa się z wielu sprint backlogów. Tutaj również będzie można poruszać problem różnego rodzaju zadań oraz cech produktu i jego właściwości, jednak w węższym ujęciu. 

Oznacza to, że backlog sprintu będzie bardziej dokładny, szczegółowy, jednak jedynie w wąskim odcinku czasu, w porównaniu z całym backlogiem produktu. Warto pamiętać także o tym, że backlog sprintu będzie posiadał także własny cel i tak samo jak backlog produktu, będzie obecny także podczas rozwijania produktu i jego obecności na rynku.

Po co wykorzystywać system backlogów?

Warto przyjrzeć się temu, dlaczego warto w ogóle rozważyć wdrożenie systemu backlogów w pracy własnego zespołu. Co zatem można zaliczyć do korzyści, które przypisuje się wykorzystywaniu backlogów w zespole?

• Sprawna komunikacja – Twój zespół liczy wielu członków lub pracę nad danym projektem wykonuje wiele zespołów? Backlog pozwala umiejscowić i udostępniać wiedzę na dany temat wszystkim i bez żadnych problemów. Można w ten sposób uniknąć np. niedomówień lub sytuacji, gdzie ważne informacje nie zostaną przekazane.

• Wzrost wydajności – może zostać zauważona nie tylko w obrębie zespołu, ale także całej firmy. Uwidocznienie wszystkich zadań, nadanie im odpowiednich priorytetów, a nawet wypunktowanie wymagań oraz możliwych błędów, pozwoli lepiej zarządzać pracami wewnątrz zespołu i mieć na uwadzę możliwe sytuacje problematyczne. W ten sposób można się przygotować na niepożądany scenariusz i zminimalizować lub zniwelować jego wpływ na pracę nad produktem itp.

• Kontrola przebiegu zdarzeń – z perspektywy zarówno zespołu, jak i kierownika. Dzięki backlogowi posiada się stały wgląd w to, jak wygląda sytuacja związana z danym produktem. To pozwala np. na ewentualne podejmowanie decyzji, które nie dopuszczą np. do powstania możliwego opóźnienia prac nad produktem, czyli tzw. bieżące reagowanie na strefy zagrożenia.

Podsumowanie

Backlog to swego rodzaju system porządkowania zadań nad konkretnym zjawiskiem (produktem/procesem). Dzięki niemu, można realnie kontrolować przebieg prac i ewentualnie reagować na pożądane lub niepożądane zmiany, zjawiska, stany prac itp. Względem całego zespołu, backlog pozwala dokładnie wiedzieć nad czym aktualnie należy pracować, jaki dane zadania posiadają priorytet i na czym należy się skupić w danym czasie. To z kolei przekłada się na wzrost wydajności, który w końcu jest pożądany w każdej firmie.