Jak powinna wyglądać oferta handlowa?

Oferta handlowa to nierozłączny element prowadzenia własnego biznesu. Każda firma bez względu na rodzaj produktów czy usług, musi posiadać własną ofertę handlową. Jeśli będzie ona prawidłowo zaprojektowana, może w realny sposób przyczynić się do tego, czy dany lead zdecyduje się zostać naszym klientem, czy też nie. Dlatego warto zastanowić się nad całym zagadnieniem oferty handlowej, aby wiedzieć, czy wykorzystujemy w 100% potencjał tego narzędzia.

Czym jest oferta handlowa?

Oferta handlowa to wielofunkcyjny dokument, który ma za zadanie przedstawiać informacje o usługach lub produktach, które aktualnie są oferowane przez daną firmę. Jest to także forma wizytówki, która zawiera najistotniejsze dane dla potencjalnego klienta zainteresowanego współpracą. Dlatego oferta handlowa będzie najczęściej miała charakter zachęcający, ponieważ musi skłonić odbiorców, do podjęcia współpracy.

Z czego składa się oferta handlowa?

Dobrze przygotowana oferta handlowa będzie oczywiście zależna od naszej sytuacji i rodzaju prowadzenia działalności. Ważne jest, aby podkreślała ona korzyści wynikające ze zdecydowania się na współpracę z daną firmą, co ją wyróżnia na tle konkurencji, a także żeby odpowiadała na wszystkie ważne dla potencjalnego klienta kwestię. Można jednak przedstawić kilka punktów, które powinny znaleźć się w każdej ofercie handlowej. Będą to:

• Dane odbiorcy – dzięki przedstawieniu danych pokazujemy, że oferta została przygotowana specjalnie dla konkretnej osoby. Imię, nazwisko, nazwa firmy, stanowisko – warto tego typu informacje umieścić na samym początku.

• Dane oferenta – podanie adresu siedziby, nazwy firmy, numeru KRS, NIP itp. Innymi słowy podstawowe informacje, aby uwiarygodnić ofertę w oczach potencjalnego klienta. Warto zamieścić najważniejsze dane w stopce na każdej stronie, aby dać pewność osobie, do której skierowaliśmy ofertę, że jest to dokument w całości naszej firmy.

• Informacje o firmie – w osobnej części oferty w krótki, ale treściwy sposób powinniśmy się przedstawić jako firma. Doświadczenie na rynku, specjalizacja, wartości, misja, cele, wszystko to co ma za zadanie wyróżniać Twoją firmę, będzie jak najbardziej na miejscu. Niech tylko wszystko będzie zachowane w dobrym tonie, aby nie wyglądało to jak zwykłe przechwałki.

• Opis oferowanych dóbr – jest to najważniejsza pozycja każdej oferty, czyli to co sprzedajemy. Warto jednak przedstawić wszystkie oferowane przez firmę produkty lub usługi, nawet jeśli dany potencjalny klient nie jest nimi zainteresowany. Może zdecydować się na inną pozycję lub w przyszłości wrócić do oferty i się przekonać do innego produktu lub usługi. Oczywiście w takim przypadku pozycja, która jest przedmiotem transakcji, powinna być w jakiś sposób wyszczególniona.

• Cennik – bez względu na sytuację powinien znajdować się w każdej ofercie handlowej. Potencjalny klient musi wiedzieć, że jeśli podejmie decyzję o współpracy, to za co będzie płacił i ile.

• Pozostałe informacje – tutaj w zależności od rodzaju produktu lub usług znajdą się inne dane. Warto mieć na uwadzę specyfikację techniczną, gabaryty, załączyć zdjęcia, przedstawić warunki gwarancji, sposób realizacji zamówienia, szczegółowy opis konkretnie sprzedawanego produktu itp. Wszystko to co jest istotne, a wynika ze specyfiki danej branży, firmy i oferowanego dobra.

Oferta handlowa powinna także w zależności od swojej struktury posiadać np. spis treści. Jeśli jest ona dłuższa niż 1 strona, będzie to konieczne aby całości nadać bardziej przejrzystego charakteru. Możemy także przedstawić krótko i treściwie portfolio naszych klientów w celu wyróżnienia się itp.

O czym należy pamiętać przy pisaniu oferty handlowej?

Dobra oferta handlowa oprócz posiadania wszystkich niezbędnych informacji powinna mieć także odpowiednią formę. Jest to dobry sposób na to, aby wyróżnić się na tle konkurencji, a tym samym przyciągnąć uwagę odbiorców. Na rynku dostępnych jest masa różnych ofert handlowych, dlatego im bardziej atrakcyjna forma, tym nasze szanse będą po prostu większe.

Ponadto powinniśmy pamiętać, że w przypadku klientów indywidualnych, oferta handlowa powinna być napisana przystępnym językiem. Dzięki temu zyskamy też drugą ważną cechę, jaką jest przejrzystość oferty handlowej, która jest ważna na każdym rynku. Daje ona do zrozumienia odbiorcom, że mamy wobec nich dobre zamiary i nie chcemy ukryć jakiś klauzuli niedozwolonych, co wpłynie pozytywnie m.in. na wizerunek firmy.

Jak powinna wyglądać oferta handlowa – kilka słów na koniec

Oferta handlowa to najprościej mówiąc dokument, który zawiera wszelkie niezbędne informacje dotyczące oferowanych dóbr przez daną firmę. To m.in. na jej podstawie potencjalny klient ma zadecydować, czy podejmie współpracę, czy też nie. Dlatego jest to tak ważne, aby oferta handlowa była po prostu odpowiednio przygotowana. 

Należy pamiętać o obowiązkowych jej elementach, a także w zależności od naszej branży przedstawić jak najwięcej rzeczy, które będą zachęcały potencjalnych klientów do podjęcia z nami współpracy, a także pozwolą nam wyróżnić się na tle konkurencji. Wszystko powinno być jednak zachowane w dobrym tonie, aby oferta handlowa nie brzmiała jak zwykła przechwałka.