Co to takiego analiza SWOT?

W najprostszym ujęciu jest to narzędzie, które pozwala przeanalizować wewnętrzne i zewnętrzne otoczenie organizacji, ale także wykorzystuje się ją na potrzeby projektów lub rozwiązań biznesowych. Nazwa jest akronimem od czterech elementów składowych analizy – Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats – czyli silne strony, słabe strony, szanse i zagrożenia.

Analiza SWOT

Jest popularnym i najbardziej podstawowym narzędziem w procesach tworzenia strategii przedsiębiorstwa, a w tym m.in. marketingowych, a także biznesplanów. Uniwersalność tego narzędzia polega na tym, że tak samo dobrze sprawdzi się podczas analizowania małego lokalnego lokalu usługowego, jak i przy sprawdzaniu kondycji wielkiej korporacji. Jest tylko jeden warunek – nie należy jej lekceważyć. Pomimo, że jest to podstawowe narzędzie, jeśli będzie przygotowane odpowiednio – może okazać się kompetentnym źródłem informacji.

Co jest czym w SWOT

Warto przybliżyć rozumienie poszczególnych części składowych analizy. Poza podstawowym podziałem czynników, które wynikają ze skrótu SWOT, dzieli się je również na zewnętrzne oraz wewnętrzne. Czyli:

• S – mocne strony

Są to pozytywne czynniki wewnętrzne. Wymienienie ich jest niewystarczające. Należy je czuć, zdawać sobie z nich sprawę, ponieważ odpowiednio pielęgnowane, mogą stanowić o sile naszej firmy. Co z tego jeśli np. będziemy posiadać wysoko wykwalifikowanych pracowników, jeśli nic z tym nie zrobimy?

• W – słabe strony

Negatywne czynniki wewnętrzne. Gdy nie będziemy nad nimi pracować, mogą źle wpłynąć na nasze mocne strony. Ograniczają rozwój oraz sprawność naszej firmy. Te czynniki również wymagają pracy, jednak niedopatrzenia na tym polu, mogą być dużo bardziej bolesne. Wyobraźmy sobie, że posiadamy w firmie przestarzałe i awaryjne maszyny, które wywołują częste przestoje w produkcji. Prowadzi to do dużych strat materialnych, a w konsekwencji może przynieść problemy z płynnością finansową.

• O – szanse

Szanse są czynnikami zewnętrznymi. To wszystkie zjawiska oraz procesy, które firma może wykorzystać do własnego rozwoju. Mogą wpływać na słabe strony, a najważniejszym w nich jest to, aby je w pełni wykorzystać. Może być to np. zorganizowanie ogromnego wydarzenia kulturalnego w naszej okolicy lub wzrost popytu na nasze produkty. 

• T – zagrożenia

Są również czynnikami zewnętrznymi wpływającymi na firmę – wszystkie zjawiska i procesy, które mogą blokować lub prowadzić do upadku naszego biznesu. Chodzi o to, aby znaleźć odpowiednie rozwiązania, które pozwolą zablokować i zniwelować ich wpływ na naszą działalność. Do zagrożeń można zaliczyć zarówno konkurencję jak i zwiększenie podatków itp. 

SWOT – pozwala nam zobrazować sobie naszą sytuację. Analizę można wykonywać regularnie, zespołowo, indywidualnie itp. Chodzi o to, aby zdawać sobie sprawę ze wszystkich czynników i odpowiednio na nie reagować. Jeśli nie zareagujemy na mocne strony – mogą one przestać istnieć. Brak działań wobec zagrożeń, może doprowadzić do naszego upadku itp. Na wszystkie czynniki, należy odpowiednio reagować.

Jak wykonać Analizę SWOT?

Przede wszystkim otwórz się na krytykę i poproś członków zespołu lub zarządu o otwartość i obiektywizm. W grupie analiza SWOT może przynieść lepsze efekty. Następnie:

• Informacje – zbierz ich jak najwięcej, które będą dotyczyły firmy i jej otoczenia. Musisz patrzeć na przedsiębiorstwo całościowo, nie ma tutaj miejsca na omijanie jakichkolwiek aspektów.

• SW – gdy masz wszystkie niezbędne informacje, na ich podstawie zrób listę mocnych stron oraz słabych stron. Pamiętaj, że dotyczą one wewnętrznych procesów, problemów itp.

• OT – następnie skup się na czynnikach zewnętrznych. Twoje szanse i zagrożenia powinny skupiać się m.in. na sytuacji ekonomicznej, prawnej, podatkowej itp. Innymi słowy jest to otoczenie organizacji. Należy pamiętać o swojej konkurencji.

• Ocena – aby uniknąć subiektywizmu postaraj się, aby wszystkie cztery elementy analizy posiadały podobną liczbę argumentów. Następnie je oceń. Ustal skalę punktową dla negatywnych oraz pozytywnych czynników (np. 0 – 2) i w obrębie każdej z części składowej SWOT – zsumuj wyniki.

• Strategia – dokonałeś analizy, żeby podjąć konkretne działania. Po podliczeniu punktacji i ocenieniu 4 elementów składowych SWOT`u, masz wgląd w to, co dla Ciebie jest najbardziej istotne. Czy są to szanse, zagrożenia, a może mocne strony. Opracowano kilka strategii, aby wiedzieć jakie działania będą najbardziej pożądane.

Pamiętaj, że wszystkie elementy analizy ze sobą korelują. Co to oznacza? Może to być np. zły stan finansowy firmy, umieszczony w słabych stronach oraz wysoki czynsz w centrum miasta, zapisany w zagrożeniach. Warto zastanowić się nad wszystkimi elementami naszej analizy w ten sposób. Dzięki temu szybciej możemy znaleźć rozwiązanie.

Wybór strategii wobec analizy SWOT

Istnieją cztery różne podejścia do sytuacji przedsiębiorstwa po dokonaniu analizy SWOT. Wybiera się je na podstawie tego, które elementy przeważają w naszej sytuacji:

• Strategia agresywna – w przypadku dominacji mocnych stron i szans. To podejście pomoże stymulować nasze pozytywne czynniki poprzez silną ekspansję. Co to oznacza? Skupiając się na naszych mocnych stronach, będziemy w stanie wykorzystywać nadarzające się szanse rozwoju.

• Strategia konkurencyjna – jeśli dominują u nas słabe strony i szanse, należy podjąć działania likwidujące nasze negatywne czynniki wewnętrzne. Dzięki temu będziemy mogli wykorzystywać nadarzające się szanse zewnętrzne. 

• Strategia konserwatywna – obiera się ją w sytuacji, gdy analizę SWOT zdominowały mocne strony i zagrożenia. Aby przezwyciężyć zewnętrzne czynniki negatywne, należy skupić się na swoim dużym potencjale wewnętrznym.

• Strategia defensywna – jest to najgorszy możliwy scenariusz. Zewnętrzne czynniki, wzmacniają wewnętrzną słabość organizacji. Strategia defensywna ma za zadanie pomóc nam w przetrwaniu.

Dlatego tak istotne jest, aby odpowiednio dobrze przygotować samą analizę. Jeśli zrobimy to pobieżnie, źle dobierzemy strategię dla naszej firmy, a nasze działania będą nieadekwatne do sytuacji. 

Podsumowanie

Pomimo pozornej prostoty analizy SWOT, nie należy jej lekceważyć. Jeśli już decydujemy się na jej wykonanie, musimy pamiętać, aby zrobić to odpowiednio dokładnie. W zależności od sytuacji, możemy rozłożyć ją w czasie, aby lepiej spojrzeć na wszystkie aspekty z nią związane. Wybór odpowiedniej strategii, pomoże nam rozwiązać nasze problemy tylko wtedy, gdy odpowiednio dobrze przeprowadzimy samą analizę. Dlatego warto podejść do tego zadania z otwartą głową, to narzędzie ma nam pomóc, a nie zmarnować czas.